虽然很多公司都会选择在会议酒店举办会议,但是大家应该都知道,开会从来不是一件简单的事儿,需要提前准备的东西真的太多了,所以小编觉得,可以用一句话开概括就是,从来没有万无一失,向来只有万事俱备。今天小编尽一己之力帮大家捋捋这里面的门道。
一、会议资料准备
1、在云南会议酒店会议开始前,将会议要用到的资料按每人次准备好,要注意参会人员的角色不同,用到的资料也有可能不同,应该要多备份些资料,以应对突发情况。
2、当参会人员因角色不同而需要不同的资料时,可以将资料以人员或单位的形式分开装订,放入文件袋中,在文件袋上写上归属的人或单位,方便人员领取。
3、如果文件资料非常多,可以把这些文件资料按照会议议程的顺序装订起来,方便参会人员查看。
4、如果会议举办单位要给参会人员每个人都送礼物的话,可以将这些礼物和文件资料放在一起,打包发给参会人员。
二、会议通知的注意事项
1、云南会议酒店会议通知分为口头通知和书面通知,口头通知只能用在非正式的场合中,比如自己公司的例会或简会。正式的会议都必须出书面通知。
2、在写会议通知时,其中会议的时间一定要与参会人员确定好,不然会导致反复修改会议通知的情况发生,严重影响会议的效率。
3、在发通知的时候,一定要确保每个人都收到通知。
三、会议场地布置的注意事项
1、在选择云南会议酒店会议场地的时候,要根据参会人数和预算来选择会议场地。
2、安排好参会人员的座位并且准备好参会人员的名字牌。
3、如果是安排好座位的会场,可以直接把会议资料放在每个座位上。
4、在布置会议场地的时候,将开会要用到的音响设备都调式好。
5、在会议开始之前,将会议场地的空调和灯光调好
四、会议开始前的注意事项
1、在云南会议酒店会议开始前要布置好签到台,准备好签到工具
2、会议服务人员要着装规范,面带微笑,按照礼仪要求迎接参会人员。
因此,觉得,大家只有在开会前把所有准备工作都安排好,才能减少在会议中出错的概率,才能呈现给所有参会人员一个精彩的会议。会议举办的成功的话,不管是对于公司还是对于支持会议的人来说,都是一件可以让人们印象深刻的事。