做好印刷企业的物料管理
已经进入微利时代，在印刷工价下降、原料成本提高的大环境下，提高产品质量、降低生产成本变得比以往任何时候都重要，这也使得整个行业对成本十分敏感。物料是发生成本的最大领域，其资金能占到企业营运资金的55～80%，降低印刷企业物料部分的成本能直接而且显著地提高企业利润率，因而科学有效的物料管理对于企业的经营状况具有很重要的现实意义。
物料采购与仓储管理
目前印刷企业的物料管理分为两大块，一是物料采购供应，二是仓储管理。
从物料采购来看，大型一般都采用集中采购的方法，设有专门的物料采购部门，使用的物料分为两大类：一是原料及主要材料，即那些能够构成产品实体一部分的物资材料，如纸张、油墨；二是辅料，包括参加产品生产工艺过程的材料、保证生产过程正常运行的材料、保持生产必要条件的材料，如PS版、橡皮布、润版液、洗车水、润滑油等。
采购是物料管理中非常重要的一个方面，能否以最优惠的价格买到最合适的物料，如何使所选择的物料既能满足使用，同时又能降低成本，物料的性价比如何与印件相结合等都是企业采购人员所关心的话题。做好物料采购工作，首先要保证生产的连续性，确保公司生产经营的正常运行。物料采购要有一定的计划性，对纸张油墨等消耗性物料要保证适当库存的常备量，做到库存合理，其他一些物料可随需随购；然后要确保采购物料的数量和质量，以合理的价格采购优质的原料，这是确保企业实现良性经营和健康发展的重要因素。
从仓储管理来看，首先要明确仓储管理的意义及根本任务。库存在物流管理中要做好各种物料的验收、储存保管和发放工作，还要为生产经营和相关部门提供服务，地位非常重要。印刷材料受环境的影响较大，如何对印刷材料及其产品进行有效的仓储，也是降低成本、提高印刷质量的重要问题。这要求企业做到正确合理选择仓库的位置，仓库位置涉及到企业的整体布局，要使得各类物资的内部运输的路径最短，达到经济高效的目的。北京华联印刷有限公司的生产车间和库房布局是“以装订车间为中心”，这一点在大厦设计时经过了充分的考虑和论证。另外，构建立体仓库也是适应现代物流管理的一种仓储形式，具有很多优势。钢架配码垛叉车的分离式码垛法在印刷厂使用效果比较好，库存量最高可比原来平面的仓库提高2～3 倍，从而提高库存使用率，这也是降低成本的有效途径。
纸张的管理是一个难点。纸张仓库的温湿度、粉尘度要达到标准要求，按照印刷技术对纸张的要求，纸张的存放环境要与生产车间相一致才可能避免或减少纸张伸缩、套印不准等质量问题，进而节约用纸并提高产品质量。同时纸张还应遵循“先进先出，后进后出”的原则。很多印刷企业在进行卷筒纸存储时，一般都是横放的，纸卷的两侧加放木楔固定，由于重力的作用，纸卷容易变形，给印刷造成一定的困难；纸卷堆往往放在一起，需要运输纸张时，容易使外部纸张破损，造成不必要的浪费。建议对卷筒纸采用竖立放置的方式，这样纸张的变形和损害都相对减少，从而达到了降低成本的目的。
从物料管理中降低成本
专家认为，物料部门和营业部门一样，都是企业创造利润的源泉，采购与生产同样可以产生利润。下面的事例可以形象地印证这一点：美国一家印刷公司的年度报告中指出，当年该公司以2000万美元购买2.7万吨印刷用纸，其中至少有6000 吨成为废品，大约损失400 多万美元。另外这6000 吨的废品耗用了20 万美元的油墨和200 万美元的人工费用，合计至少损失了约650 万美元。假设能在生产过程中减少一半浪费，也就是每年仅有3000吨的印刷用纸成为废品，就等于替公司赢得了约325 万美元的利润。
既然如此，如何才能更有效地加强物料管理，降低生产运行成本呢？笔者从生产实际出发，总结了以下几方面：
1. 招标采购
很多企业采用的方法是招标采购，尤其对一些大型印刷厂的大单物料如纸张，实行招标采购的优势更加明显。由专门的采购部门进行招标采购，可以降低成本，也可以给供应商提供一个公平竞争的平台，避免在纸张供应过程中出现一些漏洞。所以对企业而言，关注采购成本是理所当然的事，而且纸张等原料的采购必须根据企业生产来定，否则会造成生产脱节或者浪费，纸张的库存管理和资金周转都会受到影响。
2. 网络采购
利用网络商务平台可以搜索到大量信息，缩短采购流程，轻松实现货比万家，网上物料采购可以低价进货并保证物料及时供应。企业还可以发布采购信息，让客户配送货上门，量身定制，对于个性需求做出迅速反应，更快更方便。
3.把握市场行情，提高采购技巧
采购人员须熟知物料的品质价格和市场走势等行情，善于询价、比价、谈价，确保以最优的价格购得优质适应产品。物料中占比重最大的是纸张。纸张的价格就如股票的行情一样时涨时落，因此要十分重视纸张价格走势，在价格较低时多采购一些，尽量使公司在纸张价格方面少吃亏。对于大宗物料的采购，采购人员必须善于签订合同，最大限度地维护公司利益。
4. 加强仓储管理，以最低的库存量满足最顺畅的生产
保持适量存货，可降低进货成本，便于组织均衡生产。从企业活力的受量上考虑，一方面不能让断货问题出现，保证正常的生产需要；另一方面又不能让库存量太大，占用企业太多的资金，而且厂房面积是有限的，尤其材料用量比较大的企业，都会面临仓储紧缺的问题。还有不少印刷企业不同程度地存在库存积压问题，物料管理不善是导致积压的重要原因，比如盲目进货、统计不规范等。
运用现代库存管理法
我们也可以借鉴现代国际先进的库存管理理论及方法，来有效地为企业降低成本服务。
1. ABC 管理法
ABC 管理法又称为分类管理法或重点管理法。它是运用数理统计的方法，对事物的构成因素进行分析排队，从而抓住事物主要矛盾，以科学的分类管理技术，把管理对象按影响因素所占比重，划分为ABC三部分，并对这三部分分别进行重点、次要、一般等不同程度的管理，以达到最经济、最有效地使用人力、物力、财力的目的。已有企业运用该理论，取得了明显的成效。
2. 零库存理论
零库存理论也称为JIT（Just in time，即准时制生产），其基本思想是适时地将生产需要的物料正确地运达生产场地。JIT 是上世纪70 年代日本创造的一种库存管理和控制的现代方法。这种方法在日本丰田集团得到广泛实施，并取得了巨大的成效。JIT认为库存是生产中的恶魔，任何不增加产品价值的活动就是浪费，因此应该坚决消除库存。JIT 生产系统不同于传统的生产系统，传统生产系统是一种生产由前向后推动式的生产系统，JIT与此相反，企业以订单的要求为出发点，即要求企业由后向前全面安排生产，后一道生产程序决定前一道生产程序的内容，使得企业的供产销各环节紧密配合，大大降低了库存，从而降低了成本，提高了生产效率和经济效益。理想中的JIT 系统，不存在提前进行存货的情况，因此将库存费降至零点。但现实中生产商为了以防万一，一般拥有少量的库存。
JIT 采购系统的成功经验也告诉我们，从较少的供应商那里采购跟从许多供应商那里采购相比有很多优势，企业与供应商建立良好的合作关系有利于二者达成共识，在降低企业成本的同时促进双方共同发展。
3. 应用ERP 系统
目前国内很多印刷企业开始引进ERP（企业资源计划）管理。ERP实际是一种面向制造行业、以计划为纽带将企业的物资资源、资金资源、时间资源和信息资源集成一体化的企业信息化管理软件系统。很多企业使用ERP的目的只是为了更加及时地看到更多的数据和报表，而对ERP 的核心内容和其所应有的最重要的作用往往认识不足，目前还没有使其高端管理功能完全发挥。
ERP 的一个核心思想就是计划性、规范性及信息共享，这是企业的一次管理手段的革命与飞跃。通过对企业具体组织和业务环境的分析，以供应链为核心，对企业财务、采购、生产、销售等各个环节进行有效的计划、控制和回馈，帮助企业合理利用资源、降低库存、减少资金占用、增强企业应变能力、提高市场竞争力和经济效益。通过ERP等系统管理软件，能省去采购、库存及使用三者之间的交流时间，大家只要通过计算机联网，很快就能知道各自的情况，可以实现良好的沟通与调节。还可以分析印刷材料库存成本构成，运用函数方法合理确定库存数量，进而保持合理的存货量，增加收益，达到功能与成本的最佳组合，实现印刷企业物料管理的基本目标。
印刷行业很流行一句话：“印刷企业的利润是挣出来的，也是省出来的”，说明低成本战略对印刷企业的生存和发展至关重要。对物料进行科学严格的管理，是降低生产运行成本，提高企业经济效益和市场竞争力的有效途径。
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