1.法规性
质量体系文件应成为企业质量管理的法规和员工的行为准则，这是必须完全满足的基本要求，为此应做到:
.全面符合所涉及的标准文件、国家法令及法规要求;
.对外保证用的质量手册应覆盖除去剪裁的内容以外的全部内容;
.“要求的必须写到，写到的必须做到”;
.质量体系文件应成为评价、审核质量体系的依据和证据;
.质量体系文件也是企业质量改进的依据。
2.系统性
各层次文件应组成一个完整的系统，为此应做到:
.每个文件在层次上各有自己独立的作用和内容，互不重复，应有尽有;
在整体上，各文件组合能够有条理地、全面地反映企业质量体系的系统特征。文件的各个层次之间、文件与文件之间应作到结构合理、层次清楚、完整有序;
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“接口”协调性，各文件之间存在着有机的联系，即“接口”。
标准强调接口必须协调明确，涉及的问题如下:
.每个质量活动或作业是否有明确的主要部门/人员，不允许出现无人负责现象;
.职责、职权划分是否明确，一个活动或作业如果涉及两个以上部门/人员时，应
明确它的主管及配合的部门/人员，以及各自的职责、职权和相互关系，不应出
现遇事扯皮现象;
.两个文件中都涉及某一活动或作业时，相关管理制度必须协调一致。
在文件编制前、编写过程中、审查、会签、批准、质量体系试运行等不同阶段中都应及早发现接口协调不当的问题，及时处理，必须时由企业领导予以解决。
3.唯一性
作为企业质量管理法规，其严肃性必然体现在文件的唯一性上，即符合下列要求;
.全企业只有一套质量体系文件;
.一项质量活动只有唯一的程序文件;
.一种规定只有唯一的理解。
上述要求在企业组织机构层次较多或业务范围较广时容易出现问题，必须统一规划，
有领导的编制。第3点的要求还体现在文字的准确、严谨、通俗等方面。
4.适用性
这一点表现在文件是否结合企业实际和有可操作性等两方面。
文件符合行业实际。简单地照搬照抄标准要求，不能说明文件如何实施则不符合要求。
贯彻标准要求应与本企业的业务范围、组织机构特点等实际情况相结合，并反映在文件中。
企业原有规章制度只要行之有效，符合标准要求，都可以根据需要纳入质量体系文件。
文件的详略程度取决于文件使用人员的素质和技能水平高低，也取决于编后培训的深入程度。
一无论在文件编制阶段、质量体系试运行阶段、认证的阶段，只要发现文件有不适用现象时，必须及时做出有效的修订。
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