作为一个专门从事数据恢复工作的人，我的一些亲戚朋友经常打电话给我，询问一些有关数据丢失的问题。他们遇到的问题五花八门，有些时候是数据被意外删除，有些时候数据是被病毒侵蚀而丢失，有些时候是硬盘本身出现了问题。无论数据丢失是由于什么原因造成的，这些遇到问题的人都存在同样的问题，那就是他们都不是IT专业人员，而且从来都不对他们的数据进行备份。
如果我们需要将硬盘驱动器上的文件系统的工作方式做个类比的话，那么将其比喻作一本书无疑是最恰当的。文件分配表就好比是一本书的目录部分。那些真正硬盘驱动器上存储的文件就好比是这本书正文中的每一页。
为了能够更清楚地说明过程是如何工作的，我们需要做些更为深入的类比。比如说，你想在厨房里安装一个新的水池，于是你买了一本有关家庭装修方面的书。你把书打开，并在目录中找到了介绍水池安装方法的具体章节是在这本书的第40页。如果你把书的目录部分撕下来，并撕成了碎片，那么你是不是就丢失了有关安装水池的方法的信息呢?当然没有，安装水池的方法仍然还在这本书中，只是由于你已经没有了目录，所以要找到这个方法会困难一些。
的工作方式与上述的方式非常相似。通常情况下，当某些数据需要进行恢复的时候，是由于其文件分配表出现了混乱。需要恢复的文件仍然存储在你的硬盘驱动器里，而且保存完好。如果这个文件仍然存砸，而且没有损坏也没有被加密，那么这个文件就是可以恢复的。需要你来做的就是找到这个文件。
从另一个方面说，如果文件本身已经损坏或者丢失或者被加密了，那么使用一般的方法可能就不会有效了。然而这并不是说数据恢复是不可能的，而是说需要通过非常规的方法来进行数据恢复。因为你没有办法像魔法师一样把本来就不存在的东西变出来。
如果文件在物理上已经被损坏，而且你没有这个文件的备份，那么你唯一的希望就是对这个文件进行重构了(reconstruct)。许多应用程序(比如Microsoft Office)都会在文件的开头部分写入统一的标题(uniform header)，以便指定该文件是属于那种应用程序可以调用的文件。有些工具软件可以用来手动方式来重构文件的标题，所以我们至少可以用它来恢复文件的某些部分。
在多数情况下，数据丢失并不是由于数据本身出了问题，而是由于文件分配表出现了问题。在你删除文件的时候所做的操作就是这种情况的一个例子。当你删除一个文件的时候，通常这个文件会被移动到回收站中。当你从回收站中把这个文件删除，或者是你从来都不使用回收站而是把文件直接删除，那么这些文件仍然没有被删除。
事实上，操作系统只是在文件分配表中把这个文件的文件名的第一个字母修改为“sigma(西格玛)”标记(在过去的文件系统中使用的是问号)。操作系统还会在文件分配表中把“0”写入到簇链入口处，这样就可以把这个文件从前所使用的磁盘空间显示为现在仍然可用。当文件以这种方式被删除，这个文件本身仍然存在，除非另一个文件覆盖了硬盘驱动器上的这个区域，而这个区域恰好是这个被删除的文件从前所存储的区域。